Cодержание внешнеторгового контракта  влияет на  деятельность многих подразделений экспортно-импортно ориентированной компании, поэтому в его составлении должны принимать участие  представители всех заинтересованных сторон. Этот фактор стоит учитывать с  самого начала работы над контрактом.

При разработке любого контракта обязательно должны присутствовать юристы. Главным лозунгов юристов, работавших с внешнеторговыми контрактами во времена процветающего социализма, был: «Юристы должны составлять контракт таким образом, чтобы в любое время можно было обратиться в суд и победить в начатом деле». К большому огорчению, уровень квалификации большинства современных юристов не настолько велик, чтобы полностью выполнять данное пожелание. По этой причине рекомендуется за основу внешнеторгового контракта брать типовую форму советского образца, при этом, не мучая себя поиском форм в интернете неизвестно кем составленных. Многие думают, что в СССР логистики не было, но профессионалы, работавшие не за деньги, а за идею отлично знали свое дело.
Еще одной стороной, участвующей в процессе составления, должен стать отдел логистики. Его представителям обязательно стоит проработать контракт до его подписания. Для логистов контракт представляет собой инструкцию, в которой следует учесть все возможные риски и прописать всю цепочку поставок, включая сроки и условия. В наше время все понимают, насколько важны логисты при проработке контракта. Многие компании придерживаются стандарта, что отправляемый на утверждение контракт в обязательном порядке одобряется не только юридическим отделом, но и логистическим.
Следующее подразделение, которым зачастую пренебрегают при проработке контракта, является финансовый отдел. Участие этого отдела хорошо сказывается на минимизации налоговых рисков, что облегчают работу бухгалтерии в будущем. В основном финансовые представители следят за условиями оплаты, датой перехода права собственности, комплектом предоставляемой документации и условиями оплаты.
В зависимости от специфики компании, при разработке внешнеторгового договора, не лишним будет посовещаться с сотрудниками отдела закупок или продаж. Они окажут значительную помощь при составлении таких пунктов как требования к качеству, предоставлению рекламных образцов и запасных частей, гарантийному и пост гарантийному обслуживанию. Также они помогут составить требования по устранению недостатков, снижению цены, возмещению убытков (причинённого ущерба) в случае поставки товаров ненадлежащего качества.
Когда ваша компания и компания-поставщик будут согласны с текстом контракта, не помешает его согласовать и с таможенным постом, где товар будет проходить таможенную очистку. Согласование можно произвести напрямую или через таможенного брокера (в зависимости от принципа работы компании с данным органом). Таможня вправе вносить изменения в контракт только в том случае, если представленный им вариант напрямую противоречит действующему законодательству. В любых других случаях она не должна вмешиваться в гражданско-правовые отношения. Но реальность несколько иная. Оптимально предоставить контракт таможенникам заранее и исправить найденные ими ошибки. Если не учесть этот пункт, то резко увеличивается вероятность того, что вы неделями будете доказывать свои права, при этом оплачивая транспортные расходы и хранение груза на складе временного хранения. Как правило, таможня требует внести несущественные поправки или пояснения. Например, чтобы при внешнеторговой поставке использовалась термин контракт, а не договор, что оплата производится по инвойсу, а не счету. Причем ваши оправдания, что в русском языке слова инвойс не присутствует, на них никак не подействуют. Хочется заметить и отдать должное сотрудникам таможни за то, что они делают замечания только из-за желания оказать помощь участнику ВЭД.
Еще хочется напомнить о том, что если одна рабочая группа внесла изменения в документ, то все остальные должны об этом узнать и подтвердить, что их интересы не затронуты. Ведь часто бывают такие случаи, когда, например, финансовый отдел выдвигает условия, которые логистический не может выполнить и др.
Участие руководства компании в координации деятельности всех заинтересованных сторон очень важный фактор. Если отделы компании не имеют большого опыта совместной работы над контрактами, то руководители должны внимательно контролировать этот процесс и разрешать спорные вопросы, т.к. отсутствие контроля может привести к тому, что рабочая дискуссия превратится в войну отделов и затянется на долгое время.
При разработке внешнеторгового контракта необходимо понимать различия в содержании «одноразовых контрактов» и долгосрочных контрактов (поставки происходят не один раз). Первый случай требует конкретного и точного описания всех нюансов (сроки, стоимость), чтобы гарантировать себе безусловное его соблюдение. Во втором случае контракт необходимо сделать более «гибким», нужно предусмотреть пролонгацию, увеличение сумм, изменение набора поставляемой продукции, цен, объемов, также предположить и описать все возможные формы работы: вознаграждения за объем, большие и маленькие партии поставок, предоставление образцов, запасных частей, испытательного оборудования, гарантийное обслуживание и т.д. Все это необходимо согласовать с контрагентом.
Любая форма внешнеторгового контракта, использующаяся в той или иной фирме, имеет приблизительно следующее содержание:
· Преамбула
· Предмет контракта
· Объем товара
· Качество товара
· Дата и сроки поставки
· Основные условия
· Стоимость и цены контракта
· Условия платежа
· Отгрузка, упаковка и маркировка товара
· Сдача-приемка товара
· Рекламации
· Обязательства
· Страхование
· Ответственность сторон
· Форс-мажор
· Арбитраж
· Срок действия контракта

Подробное описание данных разделов не сложно найти в соответствующей профессиональной литературе.
В преамбуле определяется стороны-подписанты, лица, имеющие права на подпись контракта и юридические основы, наделяющие физических лиц способностью выступать сторонами процесса, как то устав, доверенность и т.д. Обязательно стоит убедиться, что договор подписывается уполномоченными лицами, т.к. несоблюдение этого требования делает сделку недействительной, а потерпевшая сторона вряд ли сможет получить хоть какую-то компенсацию причинённого ей ущерба. Идеально будет, если вы приложите к контракту соответствующие копии документов, потому что российское законодательство дает право сотрудникам таможни убедиться, что данный контракт заключен с соблюдением всех предъявляемых требований. Бывают случаи, когда иностранные партнеры, получив причитающуюся им предоплату и отгрузив груз, резко теряют интерес к российским компаньонам. Поэтому, чтобы партнер вас «не кинул», все нужные копии документов стоит иметь еще на стадии согласовании, а не тогда, когда это потребует таможня.
Предмет контракта должен быть указан обстоятельно, до мельчайших подробностей, впредь до серийного номера. В случае если контракт рамочный, предмет контракта рекомендуется описывать как можно обобщенно, с использованием обобщающей терминологии и таких выражений как «и др.», «и т.д.», «и пр.», что позволит значительно расширить номенклатуру ввозимых товаров, даже не упомянутых в контракте. Нелишне, изучить конъюнктуру рынка и спрогнозировать возможность изменения цен. Особенно это полезно при заключении долгосрочных контрактов, ведь рыночные цены могут меняться.
Одна из главных проблем участников ВЭД – проблема составления спецификаций к контракту на каждую поставку. Дело в том, что таможенники требуют заверения каждой спецификации соответствующей печатью и подписью. В больших иностранных компаниях-контрагентах их получить достаточно сложно: не каждый хочет понять, зачем подпись директора должна стоять помимо контракта еще и на несущественных с их точки зрения документах, а если и согласятся на подписание спецификаций, то сам процесс может затянуться настолько, что будут превышены установленные сроки доставки. Для решения этой проблемы с наименьшими затратами, крупные компании используют вместо спецификаций документацию, выдаваемую системой Система планирования ресурсов предприятия-продавца (ERP), которая обрабатывается на стороне покупателя в автоматическом режиме например, тем самым подтверждая заказ. С помощью этого документа сотрудник таможни может узнать всю интересующую его информацию. А автоматический выпуск документа, дает право не заверять его подписями и печатями. Преимущества данной практики очевидны, поэтому ей пользуется большинство крупных отечественных компаний.
Описание пункта «Качество товара» должно происходить совместно с отделами продаж, закупок и технической службой. Этот пункт требует тщательной проработки, т.к. он, возможно, поможет сэкономить значительную часть ваших средств. Данный пункт придет на помощь при подаче рекламации поставщику в случае поставки товара плохого качества.
В этом пункте стоит прописать очень важную информацию, например, что поставка поврежденного товара эквивалентна поставке товара ненадлежащего качества или брака. Довольно часто досконально описывается качество товара и процедуры взаимодействия при плохом качестве, а вот что делать с поврежденным товаром не упоминается. Но статистика гласит, что поставку поврежденного товара осуществляют чаще, чем откровенно бракованного. Эта формулировка позволит провести границу между бракованным товаром и поврежденным. Данной уловкой частенько пользуются недобросовестные поставщики, чтобы избежать возврата некачественного товара или выбить скидку за явный брак. Такое примечание будет стимулировать контрагента доставить товар в целостности и сохранности.
Как упоминалась выше, сроки поставки определяются логистическим отделом, он же и контролирует доставку. Этому отделу стоит тесно взаимодействовать с бухгалтерий, т.к. бухгалтера подскажут более рациональные даты поставок и перехода права собственности, дабы избежать попадания на даты закрытия отчетного периода. Сотрудники бухгалтерии напомнят перечень документов, необходимых для своевременной постановки товара на учет и получения всевозможных вычетов. Список такой документации входит как в сам внешнеторговый контракт, так и в контракт с посредником, предоставляющим логические услуги.
Многие в своих контрактах условиям поставки отводят отдельный пункт. И это делается совсем не просто так. Не очень правильно ограничивать данный пункт написанием трех букв терминов Инкотермс. Стоит сослаться на редакцию Инкотермс, чтобы избежать разногласий в трактовании различных версий, не забыть указывать полное географическое название. Эти данные помогут обойти проблемы с таможней, которая не забудет проверить правильность заявленной стоимости в соответствии с регионом поставки. Используя развернутые фразы, как например «CIF порт, расположенный в стране-заказчика», заказчик может не найти товар в ожидаемом месте, потому что он будет доставлен в другой порт страны, например вместо Санкт-Петербурга в Находку, но при этом будет считаться, что продавец полностью выполнил возложенные на него обязанности. Сами термины Инкотермс нужно дополнять конкретными указаниями, в зависимости от специфики поставки. Данный пункт необходимо раскрывать по максимуму и лишний раз прописать в нем все моменты, из-за которых могут возникнуть разногласия (например, какая сторона ответственна за складирование и за оформление контейнера в порту) и нюансы, где риски задержки или вероятность срыва поставки особенно велики.
Очень большое значение для логиста имеет содержание пакета товаросопроводительной документации, сроки (до или же после отправки) и каким образом она пересылается заказчику. Кроме традиционной товаросопроводительной документации не стоит забывать о разнообразных лицензиях, сертификатах, обязательствах. Следует заранее договориться, в какие сроки, какой из сторон необходимо предоставить требуемую документацию.
При изложении пункта «Цены» не помешает еще узнать, какие расходы предстоят на таможне и какие из них будут включены в общую таможенную стоимость и, сразу определить, какие из них уже входят в цену товара. Очень полезно включить в этот пункт такие фразы как, например, «цена товара включает стоимость маркировки и упаковки» и что «упаковка становится частью собственности покупателя». Такие формулировки помогут избежать на таможне дополнительных объяснений. Пункт сдача-приемка также не имеет общепринятых регламентов. Последовательность сдачи-приемки зависит от вида товара и его спецификой. Вид товара влияет на то, что больше интересует покупателя – как можно больше растянуть или максимально сократить процесс приемки. Принимать товара сразу или в два этапа: сначала по внешнему виду и количеству грузовых мест, а далее по факту или же принять товар за один раз. Так же стоит уделить внимание провайдеру складских услуг и обсудить и документально заверить порядок приемки. Ведь не стоит забывать, что приемка зависит от технических особенностей склада. Так как склад отвечает за сохранность товара клиента, то прислушаться к провайдеру, предоставляющему складские услуги, будет не лишним.
Разделу «рекламации» во внешнеторговом контракте необходимо уделить особое внимание. Причинами тому являются:
Во-первых, более детальное и подробное описание процесса подачи рекламации и возврата товара и выдачи возмещения за бракованный товар оставляет маленькие шансы на то, что у сторон будут какие-либо разногласия или они постараются обмануть друг друга. Время возврата товара будет значительно меньшим, хотя бы потому, что нет нужды согласовывать приложение к контракту, да и таможенники легче отнесутся к процедуре возврата товара, если ее заранее оговорить в договоре.
Во-вторых, нормально проработанный раздел «рекламации» уверяет проверяющих из таможни, что в таможенные органы был предоставлен настоящий договор, а не его копия под тем же номером, изготовленная намеренно для таможенников. И соответственно наоборот, если стороны, в разделе «рекламации» указали дежурные и стандартные фразы, то проверяющие сотрудники таможни начинают скрупулезно проверять контракт, проверяя все возможные мелочи. Как ни странно, под такие проверки зачастую попадают уже выпущенные декларации. Еще желательно предусмотреть возможность реэкспорта товара по декларации, и заранее оговорить с поставщиком, что при возврате товара, он возмещает покупателю все расходы, вытекающие из поставки товара на территорию Российской Федерации и расходы, связанные с его возвратом, в том числе компенсации уплаченных таможенных сборов. В случае, когда стороны договорились о невозврате товара, а покупатель самостоятельно его утилизировал, очевидно, что и эти расходы, подтвержденные соответствующими документами, виновная сторона обязана будет компенсировать. Не помешает также обсудить возможные скидки за поставку бракованного товара. Это хорошо скажется как на взаимоотношениях с контрагентами, так и на взаимоотношениях с таможенными органами.
Не должны быть формальными и такие пункты как «страхование», «ответственность сторон» и «форс-мажор». В особенности стоит уделить внимание пункту «ответственность сторон». Перед тем как его формулировать советуем во всех подробностях представить весь путь следования товара от продавца к покупателю и рассмотреть все возможные риски и угрозы, грозящие на пути следования. Также стоит определить, какой из сторон будет проще эти риски свести к минимуму. В соответствии с этим прописывается и ответственность сторон. Раньше западные партнеры лукавили и неравномерно распределяли ответственность. Сейчас это встречается реже, но за симметрией следить стоит. Следите за тем, чтобы вам не пришлось отвечать деньгами за какую-нибудь ошибку, в отличие от ваших партнеров.
При разработке пункта страхования, надо помнить не только об условиях поставки в терминах Инкотермс, но и о принципах определения таможенной стоимости. Например, когда поставка осуществляется с соблюдение условий CIP, продавца надо убедить не просто застраховать груз, но и вовремя предоставить копию страхового полиса, т.к. таможенные органы его все равно потребуют. Если существуют еще какие-либо дополнительные риски, оговорки в страховании, исключения из страховых случаев, то все это необходимо прописать в контракте во всех подробностях.
К пункту «форс-мажор» особых требований нет и его можно оставить стандартным, но список вероятных стихийных бедствий рекомендуется расширять, а не ограничивать и заканчивать фразой «включая». Для чего это необходимо? Например, среди всех прочих возможных форс-мажорных случаев вы указали ураган. При осуществлении доставки груза, он был поврежден упавшим рекламным щитом. Щит упал из-за сильного ветра, но скорости ветрового потока не хватило пару метров в секунду, чтоб его признали ураганом. Страховщики, естественно, вам скажут, что страхового случая не произошло. Фраза, «включая сильный ветер», поможет избежать такой оплошности при разборе спорной ситуации.
Возможность автоматической пролонгации договоров предусматривается и фиксируется в пункте «Сроки действия» внешнеторгового контракта. Таможенные органы с нелюбовью относятся к таким условиям, но по закону, причин не принимать такой контракт у них не имеется, поэтому, когда такое условие устраивает обе стороны, их можно включать в договор. Стандартной фразой внешнеторгового контракта является «возможность досрочного расторжения контракта при выявлении грубых нарушений условий контракта одной из сторон сделки». Но мало кто удосуживается прописать, какие из нарушений относятся к грубым. Проигнорировав это, возможность разорвать контракт так и останется формальной.
После завершения согласования контракта между всеми сторонами, его нужно подписать. Но и даже тут участнику ВЭД не дадут расслабиться. Суть дела состоит в том, что западные коллеги не очень доверяют печатям, считая, что поставить их может любой человек, находящийся рядом, а вот подписи другое дело. Подпись – это серьезно. Сотрудники таможни имеют прямо противоположное мнение. Большинству из них нравятся штампы, и они мало присматриваются к поставленным подписям. У участника ВЭД есть две возможности решения такой проблемы. Или доказать таможенникам, что контракт оформлен верно, несмотря даже на отсутствие печатей, а в качестве доказательств можно привести выдержки из международных норм и правил, или объяснить контрагенту, что поставить печати все-таки необходимо. Второй вариант более выгодный и быстрый. В иностранных государствах ходят такие ужасные слухи о российской таможне, что ваши зарубежные партнеры не удивятся, если даже таможенники потребуют скрепить контракт кровью. Если вы заключаете контракт с филиалом, а его фирменная печать находится в центральном офисе, то ее можно заменить распространенными в Европе штемпелями с названием фирмы и ее почтовыми координатами. Сотрудники таможни скорей всего не заметят такой небольшой подвох.
Еще хочется обратить внимание на то, что на руках рекомендуется иметь оригинальный контракт с мастичной печатью, а не присланный по факсу или электронной почте. Хотя факсовая или электронная копия контракта не противоречит установленным нормам гражданского кодекса, если это отражено в договоре, но существует давний документ 01-13/4829 от 04.05.1994, в котором четко разъясняется, «что такое хорошо, а что такое плохо». Так вот для более быстрого и безболезненного прохождения таможни стоит иметь привычный для таможенников оригинал. Обычно, участники контракта договариваются о том, что первоначально контракт подписывается и пересылается по факсимильной связи, а затем, в течение условленного времени, стороны обмениваются оригиналами посредством почты. Такая последовательность действий позволяет начать оформление сделки до того, как произойдет обмен оригиналами.
После завершения работы над контрактом и заверением его нужными печатями и подписями, рекомендуется сопоставить его с контрактами клиентов и контрактами логистических провайдеров. При этом должны совпадать сроки подачи рекламации, гарантийные обязательства, ответственности и т.п.
Лишь после выполнения всех вышеперечисленных требований работа над внешнеторговым контрактом считается завершенной.

Иван Тимофеев специально для BrokersOnline.ru